Was Hotels von ChatGPT für eine erfolgreiche PMS Cloud Migration lernen können
Ja, Sie haben richtig gelesen: Wer versteht, wie ChatGPT funktioniert, kann daraus tatsächlich wertvolle Erkenntnisse für die Planung und Vorbereitung einer PMS Cloud Migration gewinnen. Aber was hat das eine mit dem anderen zu tun?
Die Antwort lautet: Big Data.
ChatGPT und sein enormer Datenschatz
OpenAIs ChatGPT dürfte Ihnen inzwischen bestens bekannt sein. Vielleicht nutzen Sie das Tool – neben anderen Anwendungen auf Basis von KI und Machine Learning – bereits, um operative Abläufe oder Marketingaktivitäten in Ihrem Hotel effizienter zu gestalten.
ChatGPT wurde auf enormen Datenmengen trainiert und nutzt eine Vielzahl von Parametern, um aus den Eingaben seiner Nutzer – den sogenannten Prompts – schlüssige Antworten zu generieren.
Ein beeindruckender Datenschatz. Doch wie der Begriff „Training“ bereits zeigt, hängt die Qualität der Ergebnisse entscheidend von der zugrunde liegenden Datenbasis ab. Zum Zeitpunkt des ursprünglichen Artikels waren die verfügbaren Informationen zudem zeitlich begrenzt und konnten fehlerhaft sein. Auch Themen wie die Verlässlichkeit von Informationen und Urheberrechte spielten bereits eine wichtige Rolle.
Und genau hier zeigen sich interessante Parallelen zur Hotel-IT.
Die Parallelen zwischen ChatGPT und dem PMS
Beginnen wir mit den Herausforderungen
Veraltete, fehlerhafte oder nicht regelkonforme Daten: Was bei KI-Systemen zu unzuverlässigen Ergebnissen führen kann, ist auch in vielen Legacy Property Management Systemen noch immer eine Herausforderung.
Doch lassen sich diese Probleme einfach lösen, indem ein neues Cloud-PMS eingeführt und der gesamte vorhandene Datenbestand übertragen wird? Nein.
Eine der größten Herausforderungen bei der PMS Cloud Migration ist der teilweise oder vollständige Verlust wertvoller Daten. Das kann erhebliche Auswirkungen auf operative Abläufe, Umsatz und Guest Experience haben.
Gehen aktuelle oder historische Buchungsinformationen und Gastprofile verloren, fehlt Hotels plötzlich eine wichtige Grundlage für personalisierte Services, umsatz- und wertbasierte Angebote, professionelles Beschwerdemanagement sowie gezielte Sales- und Marketingkommunikation.
Darüber hinaus können fehlerhafte Datenmigrationen auch Risiken im Hinblick auf Datenschutzvorgaben wie DSGVO und CCPA mit sich bringen.
Die gute Nachricht: Eine PMS Migration lässt sich vorbereiten
Mit der richtigen Planung und Vorbereitung kann eine PMS Cloud Migration reibungslos gelingen – mit minimalem Datenverlust und möglichst geringen Auswirkungen auf Mitarbeitende, Gäste, Reputation und Umsatz.
Und hier kommt wieder die Parallele zu ChatGPT ins Spiel: Big Data.
ChatGPT basiert auf einem enormen Datenbestand. Für Hotels besteht die entscheidende Aufgabe darin, ihren eigenen Datenschatz zu schaffen – mit einer Datenbasis, die nicht nur umfangreich, sondern vor allem sauber, zentral und verlässlich ist.
Das PMS gehört nicht mehr ins Zentrum des Hotel Tech Stacks
Wie gelingt das? Der erste Schritt besteht darin, die Rolle des PMS im Hotel Tech Stack neu zu definieren. Das bedeutet keineswegs, dass das PMS überflüssig wird – ganz im Gegenteil.
Doch die Zeiten, in denen das PMS als zentraler Speicher für sämtliche Gästedaten und damit als Datenbasis des Hotels diente, sind vorbei. Der Name sagt bereits, wofür das System konzipiert wurde: Ein Property Management System verwaltet die Property – nicht den Gast.
Hotels, die ihre Gästedaten weiterhin primär im PMS sammeln und verwalten, sollten ihre Datenstrategie deshalb bereits vor dem Wechsel in die Cloud neu ausrichten.
Gastprofile müssen vor der Migration bereinigt und zentralisiert werden. Dafür benötigt das Hotel eine Central Data Management (CDM)-Lösung wie dailypoint 360.
Warum Central Data Management für eine erfolgreiche PMS Migration entscheidend ist
Das zentrale Gastprofil im CDM trägt nicht ohne Grund den Namen Golden Record. Es bündelt wertvolle Informationen über jeden einzelnen Gast – von der Buchungshistorie und bevorzugten Zimmerkategorie über Restaurantpräferenzen und Freizeitaktivitäten bis hin zum durchschnittlichen Umsatz pro Aufenthalt.
Mithilfe von KI und Machine Learning lassen sich daraus wertvolle Guest Insights gewinnen, die Hotels für hochgradig personalisierte Services, Guest Experiences und Marketingkommunikation nutzen können.
Gleichzeitig unterstützt ein zentral verwaltetes Gastprofil die Einhaltung relevanter Datenschutzvorgaben und hilft Hotels dabei, personenbezogene Daten sicher und kontrolliert zu verwalten.
CDM-Lösungen wie dailypoint 360 führen Gästedaten aus den verschiedenen Systemen des Hotel Tech Stacks sowie aus angebundenen Drittanbieter-Anwendungen in Echtzeit zusammen. Die Daten werden bereinigt, aktualisiert und dedupliziert, sodass ein dauerhaft verlässlicher Golden Record entsteht.
Auf dieser Grundlage können KI und Machine Learning die vorhandenen Daten anschließend in nutzbare Guest Insights verwandeln.
Wird eine solche zentrale Datenbasis vor der PMS Cloud Migration geschaffen, sind die Voraussetzungen für einen erfolgreichen Wechsel deutlich besser, als wenn unbereinigte Daten direkt aus einem Legacy-System in das neue PMS übertragen werden.
Ein gewisser Datenverlust lässt sich bei einer PMS Migration nicht immer vollständig ausschließen. Mit Central Data Management kann dieses Risiko jedoch erheblich reduziert werden.
Auch der alternative Ansatz, ein On-Premise-PMS und ein Cloud-PMS über längere Zeit parallel zu betreiben und die Gästedaten schrittweise manuell zu übertragen, ist mit erheblichem Aufwand verbunden. Fehler und fehlende Informationen sind dabei ebenso ein Risiko wie die zusätzliche Belastung für die Mitarbeiter.
Jetzt ist die Zeit, das Potenzial von Big Data zu nutzen
Viele Hotels setzen KI-Lösungen wie ChatGPT bereits für unterschiedlichste Aufgaben ein – vom virtuellen Concierge über Nachfrage- und Umsatzprognosen bis hin zur Erstellung von Website-Content oder der Übersetzung von Gästeinformationen.
Doch beim strategischen Einsatz von Big Data haben viele Hotels weiterhin Nachholbedarf gegenüber Online Travel Agencies (OTAs).
Aus Sicht von dailypoint ist Central Data Management, unterstützt durch leistungsfähiges Data Quality Management (DQM) wie die dailypoint Data Laundry, die entscheidende Grundlage dafür, Gästedaten wirklich nutzbar zu machen.
So können Hotels ihre Datenqualität nachhaltig verbessern, wertvolle Guest Insights gewinnen, personalisierte Guest Experiences schaffen und ihr Direktgeschäft gegenüber OTAs stärken.