لماذا تحتاج إلى النظر قبل أن تقفز

يؤلمنا أن نقول ذلك (مرة أخرى!)، ولكن عندما يتعلق الأمر بالتحول الرقمي، يظل قطاع الفنادق متأخرًا في عدد من الجوانب. ومع ذلك، تتبنى الآن العديد من مجموعات الفنادق مفهوم الرقمنة وتنقل مكدسات تقنية المعلومات الخاصة بها — بما في ذلك نظام إدارة الممتلكات (PMS) بالغ الأهمية — إلى السحابة.

بالطبع، هناك مزايا متعددة لاعتماد نظام PMS قائم على السحابة. سيكون من الأسرع والأسهل للموظفين الوصول إلى النظام وتحديثه، مما يعزز الإنتاجية ويمنحهم مزيدًا من الوقت لقضائه مع النزلاء. كما أن نظام PMS في السحابة أسهل في الإعداد والتهيئة، ويمكن توسيعه أو تقليصه حسب احتياجات العمل. ويمكن لبرامج الأمان المتقدمة أن توفر حماية أفضل ضد اختراقات البيانات أو تلفها مقارنة بالحلول المحلية، مع تسهيل الامتثال لقوانين حماية البيانات مثل GDPR وCCPA.

يبدو كل هذا رائعًا، أليس كذلك؟ بالفعل، قد يكون نقل نظام PMS الخاص بك إلى السحابة واحدًا من أفضل الخطوات التي ستتخذها مجموعتك الفندقية على الإطلاق. ولكن، كما هو الحال مع جميع المشاريع الكبرى، فإنه يحمل عبارة «تعامل بحذر» مكتوبة عليه بوضوح! في هذا المقال، يقدم خبراء التقنية الفندقية في ™dailypoint بعض النصائح القيمة لمساعدتك على تجنب أكبر عقبة على الإطلاق: فقدان بيانات ملفات تعريف النزلاء.

فقدان بيانات ملفات تعريف النزلاء – أكبر مخاطرك

بصفتنا خبراء متمرسين في مجال تقنية الفنادق، سمعنا العديد من القصص المروعة على مر السنين حول عمليات ترقية أنظمة PMS التي ساءت. تتضمن معظم هذه القصص فقدان بيانات ملفات تعريف النزلاء الثمينة التي تراكمت في نظام PMS على مر السنين: سجلات الإقامة، والتفضيلات، والسلوكيات، وما إلى ذلك. بعبارة أخرى، كل المعلومات التي تحتاجها لتقديم تجربة عالية الجودة ومخصصة لكل نزيل في كل مرة يقيم فيها لديك.

ومع ذلك، لا تأخذ هذا الكلام بالمعنى الخاطئ. من الممارسات المعتادة نقل ملفات تعريف النزلاء إلى نظام PMS الجديد، لكن هذا غالبًا ما يحدث دون نقل جميع التفاصيل الضرورية.

«النزلاء غير الراضين سيصوّتون بأقدامهم، مما يضر بالنتيجة النهائية للفندق بسبب فقدان تكرار الأعمال. والأسوأ من ذلك، أن طبيعة العصر الرقمي اليوم تعني أن استياءهم قد ينتهي به الأمر منشورًا على العديد من مواقع المراجعات عبر الإنترنت. وهذا ليس خبرًا جيدًا لسمعة الفندق.»

لسوء الحظ، لا تتوقف عواقب فقدان بيانات ملفات تعريف النزلاء عند الضرر السمعي والمالي الناتج عن انخفاض مستويات الخدمة. فمن بيانات الحجوزات المفقودة إلى الأخطاء البشرية الناتجة عن الحاجة إلى إدخال البيانات الجديدة و/أو الحالية يدويًا أثناء عملية النقل، يمكن لترقية نظام PMS غير السلسة أن تسبب مشاكل لا حصر لها. ستتأثر عمليات المبيعات والتسويق بسبب عدم قدرة الفندق على تخصيص اتصالاته كما كان الحال من قبل. وإذا فُقدت أيضًا بيانات تفضيلات التسويق، فلن يكون من الممكن إجراء أي اتصالات صادرة على الإطلاق، حتى يعيد كل فرد الاشتراك مرة أخرى.

بل قد تكون هناك تبعات قانونية إذا تم ببساطة نقل بيانات ذات جودة رديئة، مثل نسخ متعددة من ملفات تعريف النزلاء أو معرّفات شخصية قديمة، من نظام محلي إلى السحابة – مما قد ينتهك لوائح حماية البيانات ويعرّض شركتك للملاحقة القضائية. (لقد ذكرنا أعلاه أن نظام PMS القائم على السحابة يمكن أن يساعد في تسهيل الامتثال لخصوصية البيانات، ولكن فقط إذا كانت البيانات التي يتم تحميلها إليه متوافقة في المقام الأول – والمسؤولية تقع عليك أنت، وليس على مورّد نظام PMS.)

كيفية تقليل فقدان بيانات ملفات تعريف النزلاء عند ترقية نظام PMS الخاص بك

كما يقول المثل: «من فشل في التخطيط، فقد خطط للفشل.» لذا، فإن أول نصيحة لنا هي: لا تتسرع في ترقية نظام PMS إلى السحابة. خذ وقتك. هناك عدة عمليات لا بد من اتباعها قبل وأثناء عملية النقل. وفيما يلي توصياتنا.

1. تنقية بياناتك وتدقيقها

وهذا يعني التخلص من البيانات التي لم تعد بحاجة إليها، وتنقية ملفات تعريف النزلاء بحيث يتم نقل أحدث وأدق نسخة من كل ملف فقط إلى السحابة. مع ذلك، لا تنجرف إلى التخلص من البيانات لمجرد أنها تجاوزت عمرًا معينًا، لنقل أربع سنوات مثلاً. فقد تكون هناك سجلات إقامة لا تقدَّر بثمن تستحق الاحتفاظ بها.

ولكن لا تظن أنه يمكنك تنظيف البيانات ودمجها يدويًا! ستحتاج إلى استخدام نظام احترافي لإدارة جودة البيانات (DQM) مثل «dailypoint Data Laundry» لإدارة أصول بياناتك بالمعايير المطلوبة بشكل صحيح.

من الاعتبارات الأخرى تحديد وإزالة البيانات التي لم يعد من القانوني الاحتفاظ بها، وإذا كان الأمر ذا صلة، القيود المفروضة على نقل البيانات الشخصية خارج الاتحاد الأوروبي (راجع «حكم درع الخصوصية» Privacy Shield Judgement على سبيل المثال).

2. ضع خطة لضمان أمن البيانات أثناء الترقية وبعدها

هناك جانبان رئيسيان يجب تغطيتهما هنا: تأمين البيانات أثناء نقلها، وإدارة صلاحيات الوصول قبل الترحيل وبعده. سواء كان من المقرر نقل ملفات نظام PMS الخاص بك افتراضيًا أو ماديًا، يجب أن تكون هناك عملية تشفير آمنة قائمة، ويجب أن تكون الآلية المستخدمة لإتمام النقل مناسبة للغرض. بعبارة أخرى، يمكنك أن تنسى استخدام أنظمة غير آمنة مثل مرفقات البريد الإلكتروني، أو برامج مشاركة الملفات، أو خوادم FTP.

أثناء عملية التحويل، يجب أن يكون الوصول إلى بيانات ملفات تعريف النزلاء مقيدًا قدر الإمكان للحفاظ على أمنها وسلامتها. وهذه فرصة لمراجعة صلاحيات الوصول المستمرة بعد الانتقال إلى السحابة، وتطبيق طبقات إضافية من الأمان، مثل متطلبات كلمات مرور أقوى والمصادقة الثنائية. يمكنك أيضًا اغتنام الفرصة لتحديث تدريب فريقك على خصوصية البيانات.

3. قرر ما ستفعله بمعداتك وملفاتك القديمة

ستندهش لمعرفة ما تفعله بعض الفنادق بخوادمها القديمة وأقراصها الصلبة وما إلى ذلك. في بعض الأحيان، يتم التخلص منها ببساطة في النفايات العامة – دون مسح، وسليمة وقابلة للاستخدام! ورغم أن هذا الأمر نادر لحسن الحظ، فإن التخطيط المسبق لكيفية إعادة نشر أو التخلص من المعدات والملفات القديمة أمر مهم.

يجب حجز خدمات مثل تمزيق الأقراص الصلبة مسبقًا حتى لا تكون هناك «فرصة سانحة» لفقدان البيانات أو المعدات (سواء عن طريق الخطأ أو غير ذلك...) عقب سحب الخدمة.

سواء اكتفيت بمسح ملفاتك القديمة أو قررت إتلاف كل شيء، تأكد من نسخ أي بيانات قديمة مطلوبة لأغراض قانونية أو محاسبية احتياطيًا أولاً والاحتفاظ بها في مكان آمن.

4. نصيحتنا الأخيرة: اختر المورّد المناسب!

على الرغم من خطر وضع العربة أمام الحصان، تركنا هذه النصيحة إلى النهاية. بالطبع، يجب عليك في الواقع اختيار مزود نظام PMS السحابي الخاص بك قبل بدء العملية المذكورة أعلاه، حيث سيكون المورّد الجيد قادرًا على مساعدتك في الخطوات من 1 إلى 3، بالإضافة إلى ضمان النقل الآمن لبيانات ملفات تعريف النزلاء الثمينة لديك.

مع وضع هذا المقال في الاعتبار، ستكون قادرًا على طرح جميع الأسئلة الصحيحة على المورّد المقترح. وكنصيحة أخيرة: يرجى توثيق كل ما تتفق عليه مع المورّد الذي تختاره كمرفق أو ملحق للعقد. ففي النهاية، ليس المبالغة في البيع دائمًا هي التي تؤدي إلى المشاكل في مرحلة لاحقة؛ فأحيانًا لا يكون لدى مندوبي المبيعات فهم عميق للموضوع بقدر ما ينبغي.

™dailypoint هنا لمساعدتك في إدارة ترقية نظام PMS الخاص بك

يسرنا أن نقدم خدمة «dailypoint PMS Data Migration Service» الشاملة لمساعدتك في إدارة عملية ترحيل نظام PMS الخاص بك من البداية إلى النهاية. وتشمل هذه الخدمة:

تنقية وإزالة التكرار من ملفات تعريف النزلاء الخاصة بك باستخدام نظام «dailypoint DataLaundry»
نقل ملفات تعريف تفصيلية للنزلاء ومعلومات الحجوزات المستقبلية، حتى تتمكن من الاحتفاظ بسجلات إقامة نزلائك ورؤاهم
جمع وإعادة هيكلة بيانات النزلاء من مصادر أخرى، مثل أنظمة الولاء، وأنظمة إدارة علاقات العملاء (CRM)، ومنصات البريد الإلكتروني، ومحركات الحجز عبر الإنترنت (IBE)، وغيرها
تحميل البيانات إلى نظام PMS الجديد الخاص بك وإتاحتها للأنظمة الأخرى في مكدس تقنية المعلومات لديك.
تعني عمليات الإعداد القوية لدينا أن ترقيتك إلى السحابة تستغرق ساعتين فقط، مما يعني وقت توقف ضئيل وحاجة تكاد تكون معدومة لإدخال البيانات يدويًا أثناء أو بعد العملية.